Het aantal aanbestedingen neemt toe, blijkt uit de aanbestedingsmonitor gebaseerd op de gegevens van TenderNed. Heb je als organisatie eenmaal besloten te willen inschrijven, dan komt er veel werk op je af. Werk dat naast je échte werk gedaan moet worden. Voor mij is inschrijven op aanbestedingen het echte werk. Als tekstschrijver help ik ondernemers bij het indienen van een goede inschrijving waarop zij (en ik) trots zijn.
Van gesneden koek naar hapklare brokken
Door alle opdrachten weet ik ook zonder de aanbestedingsmonitor dat er veel aanbestedingen worden uitgezet. Daarop inschrijven biedt kansen aan ondernemers en organisaties die werken of diensten leveren, en die ervan overtuigd zijn dat zij een goede match zijn met de aanbestedende dienst. Die laatste daarvan overtuigen is vaak minder eenvoudig. Dit moet volgens een strikte procedure, beschreven in de Aanbestedingswet 2012. Elke aanbesteding is anders maar in een gemiddeld aanbestedingstraject is al snel zo’n document of 10 (met uiteenlopend aantal pagin’s) dat grondig moet worden doorgenomen. Minimale gunningscriteria en (aanvullende) vragen moeten worden beantwoord over visies, werkwijzen, continuïteit, veiligheidsmaatregelen, etc., voor kwaliteitsborging. De eigen kwaliteiten en USP’s zijn voor de inschrijver misschien gesneden koek. Aanleveren als hapklare, makkelijk verteerbare brokken voor de aanbestedende dienst, dat is vaak de uitdaging. Hoe dat het beste kan, dat is met mijn expertise een uitdaging minder.
Begin op tijd
Hoe eerder ik bij het proces word betrokken, des te beter ik je kan helpen. Start dus direct na publicatie met het voorbereiden van de inschrijving. Stel een team samen, lees de stukken, en roep een aanbestedingsexpert in als je verwacht die nodig te hebben. De (eerste) vragenronde is vaak kort na publicatie, en het stellen van vragen is belangrijker dan je misschien denkt. Meer ogen zien meer. Door aanbestedingsexperts tijdig te betrekken, zorg je voor aanvullende zienswijzen die andere/aanvullende interpretaties van de stukken opleveren. Ervaren aanbestedingsspecialisten dragen bij aan het signaleren van te verwachten mogelijke problemen in de toekomst. Denk aan de manier van beoordeling van de inschrijving, de wijze van verdeling onder meerdere gegunde partijen, afspraken omtrent indexering, controle op de uitvoering van de geleverde diensten/werken. Signaleren op het moment dat er nog iets aan gedaan kan worden, namelijk in de vragenronde door het stellen van goede vragen, biedt jou de mogelijkheid te sturen op inhoud en proces. Dit probeer je uiteraard in jouw voordeel te doen.
Werkwijze
Elke aanbesteding, elke opdrachtgever, en elke samenwerking is anders. Mijn inzet in een aanbestedingsprocedure verloopt over het algemeen zoals hieronder beschreven.
- Doornemen aanbestedingsstukken en bespreken met (team van) opdrachtgever. Onduidelijkheden inventariseren en vragen opstellen voor indiening. Bepalen wanneer en onder welke voorwaarden go/no go. (Voorlopige) planning opstellen.
- Kick-offmeeting, inhoudelijk over marktpositie, strategiebepaling, USP’s, etc.
- Kennis verzamelen vanuit interview(s), eventuele bestaande informatie van opdrachtgever en aanbestedende dienst (bureauonderzoek via o.a. websites, publicaties, etc.)
- Schrijven, aanleveren en bespreken eerste versie.
- Doornemen en bespreken Nota van Inlichtingen en eventuele vervolgvragen formuleren. Eventuele gevolgen voor opgestelde en op te stellen stukken bespreken.
- Aanvullende informatie verzamelen voor schrijven tweede versie.
- Schrijven, aanleveren en bespreken tweede versie.
- Eventuele nadere informatie (uit tweede Nota van Inlichtingen) doornemen en bespreken en op basis daarvan wijzigingen doorvoeren.
- Schrijven, aanleveren en bespreken derde (finale) versie en (her)schrijven/redigeren eventuele andere documenten met relatief veel tekst (referenties, cv’s, etc.).
- Evaluatie na indiening (en ontvangst beslissing aanbestedende dienst).
Compleet tenderteam
TENDERMANAGER
Bij een goede inschrijving komt veel meer kijken dan goede teksten. Zo zijn andere documenten vaak de eerste vereisten omdat die gaan over de onderneming. De onderneming moet aan alle eisen voldoen voordat de teksten überhaupt inhoudelijk worden beoordeeld. Ik werk over het algemeen samen met een tendermanager. Een ervaren aanbestedingsspecialist die adviseert bij het invullen van de benodigde documenten en deze controleert, het tijdig indienen van de stukken, en die het overall overzicht bewaakt. De tendermanager leidt de kick-offmeeting, bewaakt de planning, en zorgt voor een goede invulling van de rollen binnen het aanbestedingstraject. Als een opdrachtgever iemand heeft die de rol van tendermanager op zich kan nemen, dan ben ik ervaren genoeg om eventuele hiaten en/of onervarenheid aan te vullen vanuit mijn rol en ervaring.
VORMGEVER
Ik lever teksten netjes en klaar om in te dienen aan. Afhankelijk van de opdracht kan de inzet van een vormgever belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan opdrachten voor sterk visuele diensten of (uiteraard) bouwwerken. In mijn netwerk heb ik een aantal vormgevers dat gespecialiseerd is in aanbestedingen. Als je zelf een vormgever tot je beschikking hebt, werk ik daar graag mee samen om te zorgen dat beeld en tekst elkaar complementeren.
Elk aanbestedingstraject is teamwork. Graag werk ik samen met (het team van) de ondernemer. Mocht daar inhoudelijke kennis en/of capaciteit missen, dan zorg ik waar nodig voor de benodigde teamleden. Op die manier heb je altijd een compleet tenderteam tot je beschikking.
Neem contact op. Graag denk ik met je mee over hoe ik je met mijn expertise verder kan helpen.